Щодо ФОП на загальній системі та єдинників — платників ПДВ, тут чітко зазначено: якщо не буде документів, підтверджуючих витрати, з доходу не можна буде вирахувати витрати.
Із 01.08.2020 р. вимоги для приватних підприємців щодо збереження первинних документів змінилися. І деякі норми, які стосувались лише загальників та платників ПДВ, застосовуються і до окремих категорій платників ЄП 1, 2 та 3 груп.
Як було до 1 серпня:
- Вимога до приватного підприємця мати первинні документи була і раніше (п.п. 16.1.2 ПКУ).
- Право податківців при перевірці вимагати первинні документи регулюються п.п. 20.1.6 та 85.2 ПКУ.
- Заборона формувати показники податкової звітності, що не підтверджені первинними та іншими документами, випливає із п.п. 44.1.2 ПКУ.
- Обов’язок відновлювати відсутні документи (п. 44.5 ПКУ).
- Обов’язок підприємців на загальній системі оподаткування мати підтверджуючі документи походження товарів прописаний в п. 177.2 та п. 177.10 ПКУ. У разі відсутності документів, які підтверджують понесені витрати, підприємець не має право віднести ці суми до складу витрат і зменшити дохід до оподаткування.
- З 12.05.2020 року фінансова відповідальність за відсутність первинних документів складає 1020 грн і 2040 — при повторному виявленні порушення (ст. 121 ПКУ).
- Адміністративна відповідальність — від 51 грн до 136 грн (ст. 164 КпАП).
Набрали чинності норми Закону про РРО, які застосовуються для наступних категорій фізичних осіб — підприємців:
- ФОП на загальній системі оподаткування;
- ФОП на спрощеній системі оподаткування, які є платниками ПДВ;
- ФОП на спрощеній системі оподаткування, які провадять діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.
- Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операцій з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані вести в порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів, здійснювати продаж лише тих товарів (послуг), що відображені в такому обліку.
- Суб’єкт господарювання зобов’язаний надати контролюючим органам під час проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), які підтверджують облік та походження товарів, що на момент перевірки знаходяться у місці продажу. Однак постачальник дає лише одну Видаткову накладну, а місць з продажу у підприємця може бути декілька. В цьому разі ФОП може скласти Накладну на внутрішнє переміщення, і до неї додати копію накладної на оприбуткування, які будуть зберігатись в точці продажу. Також ФОП може роздрукувати в бухгалтерській програмі самостійно складену Прибуткову накладну, яка також може зберігатись у місці продажу разом з копією вхідної накладної від постачальника.
- Документи, які підтверджують походження товару: видаткова накладна, фіскальний або товарний чек, митна декларація, відомість на придбання товару/продукції у фізичних осіб або акт закупівлі.
- Обов’язкові реквізити первинного документу:
- Назва
- Дата складання
- Назва підприємства, від імені якого складено
- Зміст та обсяг господарської операції
- Одиниця виміру
- Посади осіб, відповідальних за здійснення операції
- Особистий підпис та дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійснення операції.
- Вимога стосується документів щодо походження саме товару, а тому послуг не стосується.
- Немає значення, коли придбаний товар. Має значення, коли він проданий. Це означає, якщо продаж товару відбувається після 1 серпня, то підприємець має представити документ про походження, навіть, якщо він придбаний рік тому.
- Наявність вимоги щодо застосування РРО не має жодного відношення до вимоги застосовувати первинні документи. Наприклад, ФОП 1 групи теж зобов’язаний представити документи, якщо здійснює розрахункові операції. Звільнення від РРО не має відношення щодо вимоги представлення документів. Оскільки відповідальність за незастосування РРО регламентується ст. 17, а не представлення документів — ст. 20 Закону про РРО.
- До суб’єктів господарювання, які здійснюють реалізацію товарів, які не обліковані у встановленому порядку та/або не надали під час проведення перевірки документи, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу застосовується фінансова санкція у розмірі подвійної вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку за цінами реалізації, але не менше 10-ти неоподаткованих мінімумів (170 грн).
- Якщо товар продали, а документів немає — штраф застосовувати не можна. Тобто, по товарам, які вже були продані на момент перевірки — питання не стоїть.
- Визнання товарів, на яких немає прибуткових документів, придбаних у фізособи. У такому разі за загальним правилом підприємець є податковим агентом, а отже — зобов’язаний нараховувати, утримувати та сплачувати до бюджету ПДФО від імені та за рахунок фізособи з виплачуваних йому доходів, вести податковий облік, подавати податкову звітність та нести відповідальність за порушення його норм (пп. 14.1.180 ПКУ).
З огляду на загальне правило за неутримання ПДФО під час виплати доходу громадянам до платників податків застосовують штрафні санкції, передбачені п. 1251.1 ПКУ, і на суму грошового зобов’язання, визначеного контролюючим органом за результатами податкової перевірки, нараховують пеню відповідно до пп. 129.1.1 ПКУ. Довести факт придбання товарів у фізособи складно, тому податківці схильні вважати такі товари отриманими безоплатно та включати вартість таких товарів до доходів підприємця-єдинника на підставі п. 292.3 ПКУ, навіть незважаючи на відсутність письмових договорів дарування, як того вимагає зазначена норма ПКУ. Спори з податківцями призводять до судових розглядів. - Підприємцю складно довести, за яким видом діяльності отримано дохід і за якою ставкою його обкладатимуть. Це особливо актуально для єдинників груп 1–2, обмежених певними видами діяльності, та може призвести до примусового переходу на загальну систему оподаткування, причому заднім числом, з усіма податковими наслідками.
- У разі переходу підприємця на загальну систему без первинних документів не можна буде врахувати відповідні витрати для зменшення оподатковуваного доходу.