Первинні документи в обліку ФОП

Все, що потрібно знати бухгалтеру для того щоб вчасно та корректно сплатити податки та збори
Відповісти
Juliya
Повідомлень: 116
З нами з: 24 червня 2019, 17:31

Первинні документи в обліку ФОП

Повідомлення Juliya » 04 березня 2021, 12:02

У приватних підприємців досить часто виникає питання: чи потрібно зберігати первинні документи?

Щодо ФОП на загальній системі та єдинників — платників ПДВ, тут чітко зазначено: якщо не буде документів, підтверджуючих витрати, з доходу не можна буде вирахувати витрати.

Із 01.08.2020 р. вимоги для приватних підприємців щодо збереження первинних документів змінилися. І деякі норми, які стосувались лише загальників та платників ПДВ, застосовуються і до окремих категорій платників ЄП 1, 2 та 3 груп.

Як було до 1 серпня:
  1. Вимога до приватного підприємця мати первинні документи була і раніше (п.п. 16.1.2 ПКУ).
  2. Право податківців при перевірці вимагати первинні документи регулюються п.п. 20.1.6 та 85.2 ПКУ.
  3. Заборона формувати показники податкової звітності, що не підтверджені первинними та іншими документами, випливає із п.п. 44.1.2 ПКУ.
  4. Обов’язок відновлювати відсутні документи (п. 44.5 ПКУ).
  5. Обов’язок підприємців на загальній системі оподаткування мати підтверджуючі документи походження товарів прописаний в п. 177.2 та п. 177.10 ПКУ. У разі відсутності документів, які підтверджують понесені витрати, підприємець не має право віднести ці суми до складу витрат і зменшити дохід до оподаткування.
  6. З 12.05.2020 року фінансова відповідальність за відсутність первинних документів складає 1020 грн і 2040 — при повторному виявленні порушення (ст. 121 ПКУ).
  7. Адміністративна відповідальність — від 51 грн до 136 грн (ст. 164 КпАП).
Що змінилося з 1 серпня:

Набрали чинності норми Закону про РРО, які застосовуються для наступних категорій фізичних осіб — підприємців:
  • ФОП на загальній системі оподаткування;
  • ФОП на спрощеній системі оподаткування, які є платниками ПДВ;
  • ФОП на спрощеній системі оподаткування, які провадять діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.
Для таких підприємців діють нові правила:
  1. Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операцій з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані вести в порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів, здійснювати продаж лише тих товарів (послуг), що відображені в такому обліку.
  2. Суб’єкт господарювання зобов’язаний надати контролюючим органам під час проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), які підтверджують облік та походження товарів, що на момент перевірки знаходяться у місці продажу. Однак постачальник дає лише одну Видаткову накладну, а місць з продажу у підприємця може бути декілька. В цьому разі ФОП може скласти Накладну на внутрішнє переміщення, і до неї додати копію накладної на оприбуткування, які будуть зберігатись в точці продажу. Також ФОП може роздрукувати в бухгалтерській програмі самостійно складену Прибуткову накладну, яка також може зберігатись у місці продажу разом з копією вхідної накладної від постачальника.
  3. Документи, які підтверджують походження товару: видаткова накладна, фіскальний або товарний чек, митна декларація, відомість на придбання товару/продукції у фізичних осіб або акт закупівлі.
  4. Обов’язкові реквізити первинного документу:
    • Назва
    • Дата складання
    • Назва підприємства, від імені якого складено
    • Зміст та обсяг господарської операції
    • Одиниця виміру
    • Посади осіб, відповідальних за здійснення операції
    • Особистий підпис та дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійснення операції.
  5. Вимога стосується документів щодо походження саме товару, а тому послуг не стосується.
  6. Немає значення, коли придбаний товар. Має значення, коли він проданий. Це означає, якщо продаж товару відбувається після 1 серпня, то підприємець має представити документ про походження, навіть, якщо він придбаний рік тому.
  7. Наявність вимоги щодо застосування РРО не має жодного відношення до вимоги застосовувати первинні документи. Наприклад, ФОП 1 групи теж зобов’язаний представити документи, якщо здійснює розрахункові операції. Звільнення від РРО не має відношення щодо вимоги представлення документів. Оскільки відповідальність за незастосування РРО регламентується ст. 17, а не представлення документів — ст. 20 Закону про РРО.
  8. До суб’єктів господарювання, які здійснюють реалізацію товарів, які не обліковані у встановленому порядку та/або не надали під час проведення перевірки документи, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу застосовується фінансова санкція у розмірі подвійної вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку за цінами реалізації, але не менше 10-ти неоподаткованих мінімумів (170 грн).
  9. Якщо товар продали, а документів немає — штраф застосовувати не можна. Тобто, по товарам, які вже були продані на момент перевірки — питання не стоїть.
Основні претензії податківців, які найчастіше трапляються на практиці та висуваються під час перевірок:
  • Визнання товарів, на яких немає прибуткових документів, придбаних у фізособи. У такому разі за загальним правилом підприємець є податковим агентом, а отже — зобов’язаний нараховувати, утримувати та сплачувати до бюджету ПДФО від імені та за рахунок фізособи з виплачуваних йому доходів, вести податковий облік, подавати податкову звітність та нести відповідальність за порушення його норм (пп. 14.1.180 ПКУ).
    З огляду на загальне правило за неутримання ПДФО під час виплати доходу громадянам до платників податків застосовують штрафні санкції, передбачені п. 1251.1 ПКУ, і на суму грошового зобов’язання, визначеного контролюючим органом за результатами податкової перевірки, нараховують пеню відповідно до пп. 129.1.1 ПКУ. Довести факт придбання товарів у фізособи складно, тому податківці схильні вважати такі товари отриманими безоплатно та включати вартість таких товарів до доходів підприємця-єдинника на підставі п. 292.3 ПКУ, навіть незважаючи на відсутність письмових договорів дарування, як того вимагає зазначена норма ПКУ. Спори з податківцями призводять до судових розглядів.
  • Підприємцю складно довести, за яким видом діяльності отримано дохід і за якою ставкою його обкладатимуть. Це особливо актуально для єдинників груп 1–2, обмежених певними видами діяльності, та може призвести до примусового переходу на загальну систему оподаткування, причому заднім числом, з усіма податковими наслідками.
  • У разі переходу підприємця на загальну систему без первинних документів не можна буде врахувати відповідні витрати для зменшення оподатковуваного доходу.

Відповісти