Відповідно до пп. «б» п. 176.2 ПКУ особи, які відповідно до цього ПКУ мають статус податкових агентів, та платники єдиного внеску зобов’язані подавати у строки, встановлені ПКУ для податкового кварталу, Розрахунок (з розбивкою по місяцях звітного кварталу) до контролюючого органу за основним місцем обліку. Такий розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку — фізичній особі податковим агентом, платником ЄСВ протягом звітного періоду.
Для чого потрібен Розрахунок типу «Довідковий»
Для недопущення порушення прав застрахованих осіб на своєчасне отримання пенсійних та соціальних виплат було впроваджено Розрахунок та додатки до нього, що містять персоніфіковані відомості, з типом «Звітний» як «Довідковий». У Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий» зазначається інформація щодо призначення пенсії застрахованим особам або матеріального забезпечення, страхових виплат (абзац сьомий пункту 1 розділу ІІІ Порядку).
Відповідно до норм Порядку Розрахунок та додатки до нього з типом «Довідковий» подаються платником єдиного внеску у разі необхідності призначення поза межами звітного періоду застрахованим особам (та містять виключно інформацію по таких особах): пенсії; або матеріального забезпечення; або страхових виплат.
Крім позначки про довідковий тип Розрахунку у його «шапці», у рядку 035 додатка 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (Д1) обирається необхідна позначка:
- для призначення пенсії — у разі подання Д1 у складі Розрахунку з типом «Довідковий» для призначення пенсії застрахованим особам. У цьому разі Д1 має містити відомості для призначення пенсії по застрахованій особі, які подаються за період до дати формування заяви на призначення пенсії; (у Д1 позначка у рядку 035, у Д5 — у рядку 036, у Д6 — у рядку 034);
- для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат — у разі подання Д1 у складі Розрахунку з типом «Довідковий» для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат застрахованим особам. У цьому разі Д1 має містити відомості для призначення інших соціальних виплат по застрахованій особі. (у Д1 — позначка у рядку 035; у Д5 — у рядку 036).
У Порядку зазначено лише, що Розрахунок типу «Довідковий» подається протягом звітного кварталу в разі призначення пенсії або інших соціальних виплат застрахованій особі. Фахівці ПФУ зазначили наступне:
- якщо працівник йде на пенсію, довідковий Розрахунок подаємо після того, як працівник подасть заяву про призначення пенсії. Про необхідність подання роботодавець дізнається або зі звернення від Пенсійного фонду, або від цього працівника;
- якщо працівник претендує на лікарняні / декретні, довідковий Розрахунок подаємо раніше або разом з поданням заяви-розрахунку до ФСС. Оскільки протягом 10 робочих днів після надходження заяви-розрахунку фахівцям ФСС слід перевірити наявність даних про страхувальника в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування, дані про сплату ЄСВ, коректність нарахованих виплат;
вперше подавати Податковий розрахунок «Довідковий» будуть ті роботодавці, у працівників яких настали страхові випадки з 1 лютого 2021 р.
Те, що про деяких працівників зазначили інформацію про певні місяці в проміжному «Довідковому» Розрахунку, не позбавляє обов’язку від подання інформації про них у «Звітному» Розрахунку. Інформацію про осіб, зазначених у довідковому Розрахунку необхідно також дублювати у звітному Розрахунку за відповідний звітний період (квартал). Тобто відображаємо одних і тих же осіб два рази, перший – у «Довідковому» всередині кварталу, другий – у квартальному «Звітному» після закінчення кварталу. Якщо звітний квартал підійшов до завершення і потрібні будуть дані за квартал для призначення пенсії, матзабезпечення або страхових виплат, слід подати Розрахунок вже не «Довідковий», а просто «Звітний».
На даний час немає чіткої інформації, що робити роботодавцям, якщо в працівників «сталися» звільнення, пенсія, лікарняний (об’єднаного ЄСВ/ПДФО/ВЗ-звіту в системі досі немає). На сьогодні по даній ситуації маємо наступне:
- Об’єднаного звіту в системі немає.
- Строків подання об’єднаної звітності з типом «Довідкова» немає. Поки це питання ще обговорюється.
- Відповідальності за неподання звітності з типом «Довідкова» немає.
- Подавати такий звіт у паперовому вигляді поштою немає жодного сенсу. До системи він не потрапить.
- З приводу фінансування лікарняних із ФСС ситуація така. У деяких регіонах заявляють, що профінансують лікарняні, якщо разом із заявою-розрахунком будуть додані копії платіжок про сплату ЄСВ.